Tugas 3. Psikologi Manajemen

Tugas 3

Dyah Ayu Pratiwi

12513735

3 PA 14

---

A. Mengendalikan Fungsi Manajemen

1. Pengertian Pengawasan

Dalam kamus besar bahasa Indonesia pengawasan berasal dari kata “awas” yang artinya memperhatikan baik-baik, dalam arti melihat sesuatu dengan cermat dan seksama, tidak ada lagi kegiatan kecuali memberi laporan berdasarkan kenyataan yang sebenarnya dari apa yang di awas.  Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

Ada beberapa pengertian pengawasan menurut para ahli diantaranya sebagai berikut :

1. George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
3. Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh  keyakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
4. Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.
5. Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.

2. Langkah-langkah Kontrol

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program           perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3. Menganalisis Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4. Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

 

3. Tipe – tipe Kontrol Dalam Manajemen

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

1. Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

            Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

2. Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

           Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

3. Pengendalian preventif

Adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

4. Pengendalian represif

Adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

 

4. langkah-langkah atau strategi untuk menjalankan Pengawasan (Controlling)

Menurut Kadarman (2001, hal. 161), langkah yang dilakukan dalam melakukan Pengawasan, yaitu :

1. Menetapkan Standar, karena perencanaan merupakan tolak-ukur untuk melakukan pengawasan. Jadi, langkah utama sebelum melakukan pengawasan adalah Menyusun Rencana
2. Mengukur Kinerja, hal ini dilakukan untuk mengevaluasi atau mengukur kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan
3. Memperbaiki Penyimpangan, Kegiatan ini adalah kegiatan memperbaiki atau mengoreksi kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam suatu kegiatan. Hal ini adalah yang terpenting dalam pengawasan karena Proses Pengawasan tidak akan lengkap jika tidak ada Perbaikan

Agar pengawasan efektif, maka para manajer  harus menghayati reaksi manusia terhadap sistem pengawasan.  Manusia tidak begitu saja  menerima pengawsan  yang  dilakukan manajer. Reaksinya bermacam-macam menolak sekali pengawsan terhadapnya, mempertahankan diri darisistem pengawasan  yang diterapkan padanya dan membela kinerja dan  menolak sasaran kinerja yang tersirat dan tersurut  pada tujuan.
Hal ini makin jelas bila sumber daya terbatas   dan situasi  penuh tekanan.  Dalam situasi seperti itu ,  orang cenderung  untuk  mempertahankan  hasil  kerja yang dibatasi  oleh  kendala sehingga pengawasan  biasanya  tidak  di kehendaki

Stoner  mengemukakan bahwa  pengawasan  yang efektif  itu   haruslah memenuhi persyaratan  sbb :
1. Ketepatan
2. Sesuai waktu,
3. Objektif dan kompherensif ,
4. Fokus pada titik pengawasan strategis,
5. Realistis secara ekonomis,
6. Realistis secara organisatoris
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organiasi,
8. Luwes
9. Prespektif dan opersional
10.Dapat diterima para anggota organisasi

 

 

B. Kekuasaan & Pengaruh

1. Pengertian Kekuasaan

Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian. Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

2. Jenis Sumber Kekuasaan

Teori yang dikemukakan oleh French dan Raven (1959) ini menyatakan bahwa kepemimpinan bersumber pada kekuasaan dalam satu kelompok atau organisasi. Dengan perkataan lai, orang atauorang-orang yang memiliki akses terhadap sumber kekuasaan dalam suatu kelompok atau organisasi tertentu akan mengendalikan atau memimpin kelompok atau organisasi itu. Adapun sumber kekuasaan itu sendiri ada tiga macam, yaitu:

1.  Kekuasaan Bersumber pada Kedudukan (Position)
Kekuasaan yang bersumber pada kedudukan terbagi lagi ke dalam beberapa jenis, yaitu:

a) Kekuasaan Formal atau legal (French & Raven, 1959)
Termasuk dalam jenis ini adalah komandan tentara, kepala dinas, presiden atau perdana mentri dan sebagainya yang mendapat kekuasaan karena ditunjuk dan/atau diperkuat dengan peraturan atau perundangan yang resmi.

b) Kendali atas Sumber dan Ganjaran (French & raven, 1959)
Majikan yang menggaji karyawan, majikan yang mengupah buruh, kepala suku atau kepala kantor yang dapat member ganjaran kepada bawahannya, dan sebagainya, memimpin berdasarkan sumber kekuasaan seperti ini.

c) Kendali atas Hukum (French & Raven, 1959)
ganjaran biasanya terkait dengan hukuman sehingga kendali atas ganjaran biasa juga kendali atas hukuman. Walaupun demikian, ada kepemimpinan yang yang sumbernya hanya kendali atas hukuman saja, ini merupakan kepemimpinan yang didasarkan pada rasa takut. Contoh para preman yang memungut pajak kepada pedagang, pedagang akan tunduk kepada preman karena takut akan mendapat perlakuan kasar.

d) Kendali atas Informasi (French & Raven, 1959)
informasi adalah ganjaran positif bagi orang yang memerlukannya, sehingga siapa pun yang menguasai informasi dapat menjadipemimpin. Misal adalah orang yang paling tahu arah jalan maka otomatis dia akan menjadi pimpinan rombingan.

e) Kendali Ekologi (lingkungan)

sumber kekuasaan ini dinamakan juga perekayasa situasi (situational sengineering). Contoh adalah kendali atas penempatan jabatan (Oldham, 1975). Seorang atasan, manager, atau kepala bagian personality mempunyai kekuasaan atas bawahannya, karena ia boleh menentukan posisi anggotanya.

2. Kekuasaan yang bersumber pad pribadi (personal)

Berbeda dari kepemimpinan kekuasaan, kekuasaan yang bersumber pada kepribadian berawal dari sifat-sifat pribadi, yaitu sebagai berikut:

a) Keahlian atau Ketrampilan (French & Raven, 1959)
Dalam agama Islam, orang yang menjadi imam adalah orang yang paling fasih membaca ayat Al-Qur’an. Demikian pula dalam pesawat atau kapal, orang yang paling ahli dalam mengemudilah yang akan menjadi pemimpin.

b) Persahabatan atau Kesetiaan (French & Raven, 1959
Sifat dapat bergaul, setia kawan atau setia kepada kelompok dapat merupakan sumber kekuasaan, sehingga seseorang dianggap sebagai pemimpin.

c) Karisma (House, 1977)
Ciri kepribadian yang menyebabkan timulnya kewibawaan pribadi dari pemimpin juga merupakan salah satu sumber kekuasaan dalam proses kepemimpinan. Mengenai hal ini dibicarakan tersendiri dalam teori bakat

3. Kekuasaan yang bersumber pada politik (political power)

Kekuasaan yang bersumber pada politik terdiri atas beberapa jenis (Pfeffer, 1981)

a) Kendali atas Proses Pembuatan Keputusan (Pfeffer & Salanick, 1974
dalam organisasi, ketua menetukan apakah suatu keputusan akan dibuat dan dilaksanakan atau tidak. Dan sebagainya.

b) Koalisi (Stevenson, Perace & Porter, 1985)
kepemimpinan atas dasar sumber kekuasaan politik ditentukan juga atas hak atau kewenangan untuk membuat kerja sama denga kelompok lain.

c) Partisipasi (Pfeffer, 1981)
pemimpin mengatur partisipasi anggotanya, siapa yang boleh berpartisipasi, dalam bentuk apa tiap anggota berpartisipasi, dan sebagainya.

d) Institusionalisasi
Pemimpin agama menikahkan pasangan suami istri, menentukan terbentuknya keluarga baru. Notaris atau hakim menetukan berdirinya suatu yayasan atau perusahaan baru. Dan sebagainya.

3. Definisi Pengaruh

Pengaruh (influence) adalah suatu transaksi sosial dimana seseorang atau kelompok di bujuk oleh seorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005: 849), “Pengaruh adalah daya yang ada atau timbul dari sesuatu (orang atau benda) yang ikut membentuk watak, kepercayaan atau perbuatan seseorang.” Sementara itu, Surakhmad (1982:7) menyatakan bahwa pengaruh adalah kekuatan yang muncul dari suatu benda atau orang dan juga gejala dalam yang dapat memberikan perubahan terhadap apa-apa yang ada di sekelilingnya. Jadi, dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengaruh merupakan suatu daya atau kekuatan yang timbul dari sesuatu, baik itu orang maupun benda serta segala sesuatu yang ada di alam sehingga mempengaruhi apa-apa yang ada di sekitarnya.

4. Pengaruh Taktik Organisasi

Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain. Selain menggunakan kekuasaan, ada berbagai cara yang dapat digunakan oleh orang yang berada dalam organisasi untuk mempengaruhi orang lain.

Taktik-taktik mempengaruhi (Influence Tactics) adalah cara-cara yang biasanya digunakan oleh seseorang untuk mempen-garuhi orang lain, baik orang yang merupakan atasan, setingkat, atau bawahannya. Dengan mengetahui dan menggunakan hal ini, maka seseorang dapat mempengaruhi orang lain, dengan tidak menggunakan kekuasaan yang dimilikinya.

Kipnis dan Schmidt adalah peneliti yang pertama kali meneliti taktik-taktik yang biasa digunakan orang untuk mempengaruhi orang lain. (Kipnis dan Schmidt, 1982). Berbagai alat ukur telah dibuat untuk meneliti taktik mempengaruhi, dan salah satu yang terbaik adalah yang dibuat oleh Yukl dkk, yaitu yang disebut Influence Behavior Questionnaire (Yukl, Lepsinger, and Lucia, 1992). Hasil penelitian Yukl dkk, menun-jukkan ada sembilan jenis taktik yang biasa digunakan di dalam organisasi (Hugheset all, 2009), yaitu:

• Persuasi Rasional (Rational Persuasion), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan alasan yang logis dan bukti-bukti nyata agar orang lain tertarik.
• Daya-tarik Inspirasional (Inspirational Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan suatu permintaan atau proposal untuk membangkitkan antusiasme atau gairah pada orang lain.
• Konsultasi (Consultation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan mengajak dan melibatkan orang yang dijadikan target untuk berpartisipasi dalam pembuatan suatu rencana yang akan dilaksanakan.
• Mengucapkan kata-kata manis (Ingratiation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan kata-kata yang membahagiakan.
• Daya-tarik Pribadi (Personal Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain atau memintanya untuk melakukan sesuatu karena merupakan teman atau karena dianggap loyal.
• Pertukaran (Exchange), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan memberikan sesuatu keuntungan tertentu kepada orang yang dijadikan target, sebagai imbalan atas kemauannya mengikuti suatu permintaan tertentu.
• Koalisi (Coalitions), terjadi jika seseorang meminta bantuan dan dukungan dari orang lain untuk membujuk agar orang yang dijadikan target setuju.
• Tekanan (Pressure), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan ancaman, peringatan, atau permintaan yang berulang-ulang dalam meminta sesuatu.
• Mengesahkan (Legitimacy), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan jabatannya, kekuasaannya, atau dengan mengatakan bahwa suatu permintaan adalah sesuai dengan kebijakan atau aturan organisasi.

Sumber :

http://bayuberbagiilmu21.blogspot.co.id/2013/03/pengawasan-controlling.html

DEFINISI CONTROLLING dAN LANGKAH-LANGKAH DALAM KONTROL

http://rachmabuana.blogspot.co.id/2014/01/definisi-mengendalikan-controlling-dan.html

http://panjijulian.blogspot.co.id/2013/10/seputar-langkah-bagaimana-memanajemen.html

http://deaalliqafitri.blogspot.co.id/2014/01/definisi-kekuasaan-dan-pengaruh-dalam.html

http://choirunnisawijayanti.blogspot.co.id/2013/11/kekuasaan-dan-pengaruh-dalam-manajemen.html

http://fnibrass.blogspot.co.id/2014/01/kekuasaan-dan-pengaruh-definisi.html